Administratiekantoor YSA

Account YSA-Plus nieuws augustus 2005

 

Account YSA-Plus is een zeer snel programma. Boekhouden moet met veel aandacht en concentratie gebeuren. Het is nu mogelijk om de kleur van de achtergrond te kiezen. Vooral de zwarte achtergrond is rustig aan de ogen, omdat de (witte) straling verminderd.

In versie 9.99 wordt de database automatisch aangepast wanneer bij een dagboek een andere tegenrekening wordt gekozen.

Omdat er steeds nieuwe gebruikers bij komen, is het tweede deel van de vorige mailing nogmaals opgenomen.

Inhoud:

1. Account YSA-Plus in volledig scherm gebruiken
2. Afdruk van het invoerverslag etc.
3. Inboeken van kas, bank of giro
4. Coderen van automatisch ingelezen boekingsregels
5. Het zoeken van boekingsregels met F8
6. Positief of negatief inbrengen van een bedrag
7. Relaties kopieŽren
8. Uitbreiding van het onderdeel Statistiek
9. Verbetering afdruk-keuzemogelijkheden
10. Overzichten voor de aangifte omzetbelasting
11. Openstaande posten
12. Inlezen bank mutaties
13. Automatisch overnemen 'cijfers vorig jaar'
14. Extra informatie bankmutaties
15. Windows XP sneller maken
16. Licentiecode aanvragen
 

1. Account YSA-Plus in volledig scherm gebruiken

Wanneer het boekhoudprogramma niet in volledig scherm komt, of wanneer de onderste helft van het beeld zwart blijft kunt u het volgende doen.
- Klik met de rechtermuisknop op de snelkoppeling van YSA.
- Kies Eigenschappen en het tapblad Scherm
- Kies bij gebruik: 'Venster' en sluit af met OK
- Start het programma met deze snelkoppeling
- Gebruik de combinatie: Linker-Alt + Enter om het volledige scherm te activeren.
Er kan worden gewisseld van vensters en andere programma's m.b.v. de toets met het Windo's logo (tussen de Crtl en Alt toetsen). Om een volgende keer weer een volledig scherm te activeren moet opnieuw de toetsen Linker-Alt + Enter gebruikt worden. In Windows 98 werd de toestand wel bewaard. In Windows XP wordt het niet onthouden en moet steeds Links-Alt + Enter worden gebruikt.

2. Afdrukken van het invoerverslag etc.

De overzichtelijkheid van het invoerverslag is verbeterd, omdat bij de regels met een nul-bedrag het bedrag niet wordt afgedrukt. Bij boekhouders die rekening-informatie van de bank inlezen is dit vooral van belang. Inmiddels heeft de Rabobank voor boekhouders de module BRI (Bulk Rekening Informatie) op de markt gebracht. BRI gebruikt dezelfde bestandsindeling als ERI.

3. Inboeken van kas, bank of giro

Reeds in november 2004 is er een belangrijke wijziging toegevoegd aan Account YSA-Plus. Het is het automatisch bijhouden van het saldo in het dagboek van kas, bank en giro. Aan de hand van de tegenrekening behorende bij het dagboek worden nu alle boekingen in de genoemde dagboeken door het systeem dubbel uitgevoerd.
Hierna wordt steeds gesproken over het kasboek. Dezelfde uitleg geldt voor een bankboek en een giroboek. Er mogen meerdere bankboeken etc. aanwezig zijn. Hierna volgt nogmaals de automatische werkwijze van het programma.

Uitleg: Wanneer een bedrag in het kasboek op kosten wordt geboekt, dan voegt het systeem nog een regel toe en boekt het hetzelfde bedrag tegengesteld op de tegenrekening van het dagboek. Elke boeking in het kasboek brengt dus twee boekingsregels. De tweede regel wordt steeds door het systeem gedaan. Dit heeft tot gevolg dat niet meer zelf het begin- en eindsaldo hoeft te worden geboekt. Dit houdt tevens in dat alle mutaties van het kasboek ook op de grootboekrekening KAS verschijnen met een tegengesteld teken.
Om verkeerde boekingen tegen te gaan is het slechts mogelijk om in het dagboek BALANS te boeken op een grootboekrekening welke als tegenrekening van het dagboek in gebruik is. Het beginsaldo wordt daarom geboekt in het dagboek BALANS. Het kasboek geeft in de rechter-onderzijde het kassaldo aan.

Wanneer het saldoverloop van het kasboek moet worden gecontroleerd, dan kan dat met de optie 'O' (= Overzicht dagboeken) in het hoofdmenu. De ingebrachte boekingsregels worden gesorteerd op datum weergegeven. Langs de rechterzijde staat achter elke regel het voortschrijdende kassaldo. Een eventuele negatieve kas valt direct op!

Een bijkomend gevolg is dat aantal regels in de administratie toeneemt. De huidige computers hebben zodanige capaciteiten, dat dit (in tegenstelling tot vroeger) geen enkel probleem is. Deze nieuwe methode, en de andere verbeteringen, maken het boekhouden gemakkelijker en verminderen de kans op een foutieve boeking.
top

4. Coderen van automatisch ingelezen boekingsregels

Een verbetering voor hen die mutaties automatisch inlezen van de Bank, de Postbank of via ERI (Electronische Rekening Informatie van de Rabobank). De ingevoerde regels moeten nog worden gecodeerd. D.w.z. dat slechts de juiste grootboekrekening hoeft worden gekozen. Alle andere informatie is reeds automatisch ingelezen. In vervolg wordt de keuze voor een grootboekrekening ook aan de bij deze mutatie behorende vervolgregels toegekend. De vervolgregels hoeven dan niet te worden gecodeerd, maar volgen toch de gemaakte keuze van de eerste regel (waarin altijd het bedrag staat).
Het voorgaande scheelt handelingen en het coderen kost daarom minder tijd.
top

5. Het zoeken van boekingsregels met F8

Het zoekscherm om naar gegevens in boekingsregels te zoeken, met F8, is nu ook oproepbaar in het invoerscherm vanaf de pijlpunt. Wanneer nu bij de gevonden regel op Enter wordt gedrukt, dan wordt (wanneer het een regel uit hetzelfde dagboek betreft) direct naar deze regel gesprongen in het invoerscherm, om de regel te kunnen bewerken.
Deze uitbreiding is gemakkelijke in combinatie met de genoemde codering van de automatisch ingelezen van mutaties van de bank.
top

6. Positief of negatief inbrengen van een bedrag

Bij invoer van het bedrag in de boekingsregel wordt zoveel mogelijk automatisch reeds aangegeven of het bedrag negatief (of positief) ingevoerd moet worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de soort dagboek en de soort grootboekrekening.

Wanneer op een grootboekrekening die aan de rechterzijde van de exploitatierekening komt als inkooprekening (=kosten) een positief bedrag is geboekt, dan zal (omdat het saldo van de grootboekrekening reeds positief is) in het vervolg uitgegaan worden van positieve inbreng van het bedrag. In de praktijk gaat het in dit geval om inkoop van de verkopen.
Het voorgaande is bedoeld om met minder handelingen tot de juiste invoer te komen.
top

7. Relaties kopiŽren

Uitgebreidere keuze bij kopiŽren en plakken van relaties. Er kan, naar keuze, naar een ander relatie-nummer worden gekopiŽerd. Met ALT+C wordt een relatie op het klembord geplaatst. Met ALT+V worden de relatie-gegevens in het relatie-bestand ingevoerd. Het is zelfs mogelijk om naar een andere administratie te kopiŽren.
top

8. Uitbreiding van het onderdeel Statistiek

- Overzichten zijn mogelijk voor de omzet voor een klant (of een serie klanten) in de verschillende boekjaren.
- Een bijkomend voordeel van dit systeem is, dat snel kan worden gezien in welke jaren (en voor welk bedrag) is geleverd aan welke klant.
- Er wordt gebruik gemaakt van een lijst met administraties van voorgaande boekjaren. De omzetzetten in de jaren van 2001 en eerder worden in het overzicht automatisch omgerekend (door gebruik te maken van een koers). Hierdoor is een goede vergelijking mogelijk. De koers kan worden aangepast, zodat het ook werkt in Belgie (Belgische Frank) en Duisland (Duitse Mark).
- De rangschikking van de jaren in het overzicht is aan te passen. De uitkomsten uit de administratie XX98, XX99, XX00 en XX01 etc. komen zodoende in de goede volgorde te staan, onafhankelijk van de gebruikte naam voor de administraties van voorgaande jaren.

Het onderdeel Statistiek kan verder nog de volgende informatie op het scherm tonen:
- omzet per klant,
- omzet per klant per factuur,
- omzet per klant per artikel,
- omzet per artikel,
- omzet per artikel per klant,
- omzet per artikel per klant per factuur
- overzicht alle facturen
top

9. Verbetering afdruk-keuzemogelijkheden

Afdruk naar RTF-formaat. Dit bestand bevat instellingen voor het font, waarmee automatisch de grootte van het lettertype wordt aangepast aan de breedte van het af te drukken overzicht. De afdruk wordt zichtbaar in Wordpad of Word, waarna het eventueel nog bewerkt kan worden, voordat het wordt afgedrukt.
- Het is ook mogelijk om te kiezen voor een afdruk op de ouderwetse manier naar een printer zoals de HP5652 (te koop voor € 140,=, en werkt ook op de ouderwetse manier). Voor een overzicht van printers kunt u kijken in de Consumentengids van juli 2004
top

10. Overzichten voor de aangifte omzetbelasting

Specificatie van de IC-leveringen (btw):
Overzicht op het scherm van:
- IC-leveringen per klant,
- IC-leveringen per klant per factuur.

Een overzicht voor de aangifte van de btw:
Overzicht op het scherm van:
- Gefactureerde omzet (hoog en laag) met bijbehorende af te dragen btw-bedragen.
- Geboekte btw-bedragen en te betalen/terug te ontvangen bedrag.

- Mogelijkheid om zelf de indeling btw-omzet hoog en laag per grootboekrekening aan te geven. Op deze manier is het mogelijk om de omzet te bepalen n.a.v. boekingen in het verkoopboek.

Dit zijn korte, duidelijke overzichten welke voldoen voor de niet al te ingewikkelde boekhoudingen. Op het overzicht zijn de invulcodes van het aangiftebiljet omzetbelasting opgenomen. Niet alle velden worden gebruikt, daarom wordt import (nog) niet gespecificeerd.
top

11. Openstaande posten

Overzicht 'Debiteuren met openstaande posten'. Dit menu-onderdeel D-7 is zo aangepast dat in de eerste geldkolom, voorzover mogelijk, alleen het totaalbedrag van de onbetaalde facturen, behorende bij de niet volledig betaalde facturen, wordt getoond.
top

12. Inlezen bankmutaties

Inlezen bankmutaties. Verbetering bij inlezen, omdat de laatst ingelezen datum bij ingelezen mutaties wordt onthouden. De ingevoerde regels worden gesorteerd op datum.
top

13. Automatisch overnemen 'cijfers vorig jaar'

Met het oog op de komende jaarwisseling wordt nog genoemd de aanwezig van de optie Automatisch overnemen 'cijfers vorig jaar'. Daarbij is er controle op ontbrekende grootboekrekeningen in de huidige administratie.
Toelichting: Hiermee is het mogelijk om in de lopende administratie gemakkelijker aansluiting te krijgen met de administratie van vorig jaar. Deze keuze in het programma is namelijk mogelijk indien er reeds boekingen in de nieuwe administratie zijn gemaakt. Voor de boekhouder, die een administratie meestal verder in het jaar (soms na afloop van een jaar) krijgt te verwerken, is dit een verbetering.
top

14. Extra informatie bankmutaties

De ingelezen bankmutatie-regels met uitgebreide omschrijving afkomstig van het dagafschrift worden bij het inlezen gekenmerkt en blijven nu bewaard tijdens het 'saneren'. Dus ook wanneer het bedrag nul is verdwijnen ze niet.
De door uzelf ingevoerde boekingsregels (dus niet de automatisch ingelezen boekingsregels of regels in een factuur) kunt u laten verdwijnen door eerst het bedrag op nul te zetten. Daarna kiest u in het hoofdmenu voor I5 (= Instalatie - Saneren).
top

15. Windows XP sneller maken

Windows XP kan sneller worden gemaakt door te gaan naar: Start - Instellingen - Configuratiescherm - Systeem - Tabblad: Geavanceerd.

Klik bij Prestaties op Instellingen. In het volgende scherm 'Instellingen voor prestaties' klikt u aan: Beste prestaties. Wanneer het systeem zo wordt ingesteld, is het sneller. Programma's op achtergrond werken beter door. Het meest valt dit op bij het afspelen van muziek.
top

16. Licentiecode aanvragen

Het boekhoudprogramma is op belangrijke punten aangepast. Downloaden kan op www.ysa.nl/ysa-pl-d.htm. Voor het programma vanaf versie 9.96 is een lang versienummer uitgegeven met daarin opgenomen het kenmerk van de harddisk. Wanneer dit kenmerk hetzelfde blijft als bij de aanvraag toen, dan is een update gratis. Ook voor abonnementhouders is een update gratis. Gebruik in ieder geval het bestelformulier.

 

 
Naar de website www.ysa.nl ...